Planejamento de eventos corporativos: como montar um cronograma de alto impacto?

Os eventos corporativos são fundamentais para estreitar relacionamentos, divulgar sua marca, promover novos produtos e ideias, assim como fortalecer o engajamento de colaboradores e clientes. Mas, organizá-los é um desafio que demanda tempo, esforço e uma visão estratégica. 

 

Mesmo antes da pandemia, os eventos corporativos já eram considerados uma das estratégias de marketing mais eficazes com um ROI médio de 25 a 34%, conforme relatório da Bizzabo. Apesar de terem sido prejudicados durante a pandemia, eles retornaram com força e só no 1º trimestre deste ano registraram 36% de aumento em comparação aos anos anteriores. 

 

Investir em um bom planejamento de eventos corporativos é essencial para atingir os seus objetivos e garantir o retorno esperado. Pensando nisso, vamos mostrar neste texto a importância de contar com um cronograma estratégico.

 

Por que é importante planejar seu evento?

 

O sucesso de um evento é resultado de um planejamento cuidadoso, que envolve uma série de etapas e decisões estratégicas. Confira algumas razões pelas quais vale a pena investir em um bom planejamento de eventos corporativos: 

 

• Objetivos claros

 

O planejamento de eventos corporativos permite que você defina com precisão quais objetivos deseja alcançar, como por exemplo, posicionamento de marca, geração de negócios, capacitação profissional ou até mesmo divulgação de tendências. 

 

• Maior eficiência

 

Ele torna o processo de organização mais eficiente, garantindo que todos os detalhes sejam considerados, o que também reduz erros, assegura o cumprimento de prazos, gerencia possíveis riscos e ainda mantém os custos sob controle. 

 

• Melhor experiência

 

A experiência dos participantes hoje é um dos principais fatores que podem diferenciar uma marca da outra durante um evento corporativo, e somente com planejamento você consegue oferecer atividades que sejam atrativas e relevantes para o público. 

 

• Maior retorno do investimento

 

A partir de um bom planejamento, você consegue alinhar o evento com os objetivos da empresa e assim garante um maior retorno do investimento (ROI). 

 

Passo a passo de um cronograma estratégico para eventos

 

A criação de um cronograma estratégico para eventos corporativos requer tempo e eficiência por parte dos profissionais envolvidos. É um processo minucioso que abrange a definição de datas, prazos, responsabilidades, orçamento e um plano de contingência. Para ajudá-lo a criar um cronograma eficaz para seus eventos, veja abaixo algumas boas práticas: 

 

• Defina seus objetivos

 

O primeiro passo ao planejar um evento corporativo é definir objetivos claros. Em outras palavras é saber qual é o propósito do seu evento. Os objetivos podem variar em cada caso, e ter metas bem definidas ajuda a manter o foco e a direção no planejamento. 

 

• Conheça seu público-alvo

 

Entender quem é seu público é crucial para o sucesso de qualquer evento. Mais do que saber a quantidade de pessoas que devem comparecer, você precisa conhecer o perfil deles, como faixa etária, profissão, interesses, estilo de vida e comportamento. 

 

• Escolha bem a data e o local

 

O terceiro passo é escolher a data e o local do evento, de forma estratégica, pensando no calendário local, e observando detalhes que podem impactar de maneira positiva ou negativa como datas especiais, eventos da concorrência e disponibilidade do público. 

 

• Desenvolva estratégias de marketing

 

Com objetivos definidos, público-alvo identificado, data e local confirmado, você precisa escolher os canais mais adequados para divulgação, como internet, outdoor, convites, entre outros meios, e garantir uma comunicação eficaz, envolvente e atrativa. 

 

• Tenha um orçamento detalhado

 

O orçamento é um dos pilares mais importantes de um evento, porque ele pode garantir o sucesso, mas também pode levar ao fracasso. Para evitar surpresas desagradáveis é imprescindível ter um orçamento bem detalhado e fazer um controle eficaz dos custos. 

 

• Implemente o branding

 

O branding é uma parte fundamental do planejamento de eventos corporativos, e ele não se resume à identidade visual. Um evento bem planejado cria experiências memoráveis para os participantes, deixando uma impressão positiva da marca. 

 

Como podemos ajudá-lo a ter alto impacto nos seus eventos?

 

Em resumo, o planejamento estratégico é o alicerce de um evento corporativo bem-sucedido, porque ele garante que os objetivos sejam atingidos, que o público desfrute de uma experiência memorável, e que a sua marca seja fortalecida. Mas, em meio a uma rotina agitada e cheia de tarefas, contar com a parceria de uma empresa especializada pode fazer a diferença. 

 

Com expertise em eventos corporativos, a Navajo oferece planejamento, organização e execução de eventos corporativos com excelência e precisão. A empresa, que tem 10 anos de mercado e faz parte do grupo Forte Apache, cria experiências únicas e de alto impacto para as marcas, promovendo um retorno assertivo e garantindo mais tranquilidade. 

 

Quer conhecer um pouco mais sobre a Navajo, entre em contato conosco, e descubra como potencializar o sucesso dos seus eventos. 

 

Leia também: 5 dicas para um evento de sucesso